Компания «ИнтерТраст» завершила третий этап развития Единой системы электронного документооборота Правительства Ульяновской области

Единая система электронного документооборота (ЕСЭД) Правительства Ульяновской области построена на платформе системы электронного документооборота и деловых процессов CompanyMedia.

Цели данного этапа развития ЕСЭД:

1. Повышение эффективности обработки сообщений и обращений граждан за счет интеграции ЕСЭД с Платформой обратной связи (ПОС), обеспечивающей сквозную автоматизацию процессов регистрации, контроля и исполнения обращений граждан.

2. Внедрение нового кроссплатформенного интерфейса WebDocs для удобства работы руководителей и пользователей системы.

3. Снижение административной нагрузки на сотрудников за счет минимизации ручного ввода данных и исключения дублирования информации.

Интеграция ЕСЭД Правительства Ульяновской области с Платформой обратной связи (ПОС)

Платформа обратной связи (ПОС)  (pos.gosuslugi.ru) — это специализированный сервис, интегрированный c порталом Госуслуг и Единой системой электронного документооборота (ЕСЭД), который обеспечивает централизованный прием и автоматизированную обработку обращений граждан через несколько каналов: официальный портал Госуслуг, мобильное приложение "Госуслуги. Решаем вместе" и веб-виджеты на сайтах ведомств. Ключевая функция платформы — автоматическая маршрутизация обращений в компетентные органы с полным контролем жизненного цикла (от статусов "Поступило"/"Рассматривается" до "Решено") и формированием ответов. 

Интеграция ЕСЭД Правительства Ульяновской области с ПОС обеспечивает автоматизированный обмен данными между системами для обработки обращений граждан в соответствии со спецификацией СМЭВ 3 и требованиями 59-ФЗ.

За счет интеграции с ЕСЭД ПОС устраняет ручные операции, обеспечивает прозрачность процедур и ускорение взаимодействия власти с населением, что существенно повышает качество государственных услуг.

Ключевые функции:

1. Прием в ЕСЭД сообщений и обращений граждан структурированных по органам власти из ПОС:

• Автоматическое создание карточки обращения в ЕСЭД при поступлении из ПОС.
• Проверка необходимости обработки в СЭД (на основании признака "Направить в СЭД").

2. Синхронизация статусов:

• Передача статусов обработки из ЕСЭД в ПОС: "Поступило", "Зарегистрировано", "Направлено", "Рассматривается", "Рассмотрено", "Рассмотрено. Оставлено без ответа автору".
• Возможность указания необходимости уведомления заявителя.

3. Формирование и передача ответов:

• Автоматическая выгрузка промежуточных и итогового ответа из ЕСЭД в ПОС.
• Поддержка обработки ответов в ЛКО (при необходимости).

4. Автоматизированные выгрузки данных:

• Настройка периодичности и фильтров выгрузки (по месту регистрации, типу обращения и др.).
• Протоколирование процесса выгрузки с возможностью исправления ошибок.

5. Поддержка ручного и автоматического режимов:

• Ручная инициируемая выгрузка данных делопроизводителем.
• Автоматическая синхронизация по расписанию.

6. Возможность получения и учета рейтинговой оценки результатов рассмотрения гражданами

Сценарий использования

1. Поступление обращения:

• Гражданин подает обращение через ПОС → система проверяет необходимость обработки в ЕСЭД.
• Если требуется, ПОС помечает его флагом "Направить в СЭД" и включает в список для передачи.

2. Импорт в ЕСЭД:

• ЕСЭД запрашивает список новых обращений → ПОС передает данные в формате СМЭВ 3.
• ЕСЭД подтверждает получение и создает карточку обращения.

3. Обработка обращения в ЕСЭД:

• Делопроизводитель регистрирует обращение, назначает исполнителей.
• В процессе рассмотрения ЕСЭД передает в ПОС актуальные статусы (например, "Рассматривается").

4. Формирование ответа:

• Исполнитель готовит ответ → документ согласуется, подписывается и регистрируется в ЕСЭД.
• ЕСЭД автоматически передает ответ в ПОС с указанием необходимости уведомления заявителя.

5. Завершение обработки:

• ПОС либо сразу направляет ответ гражданину, либо дорабатывает его в ЛКО (если требуется дополнительная проверка).
• Все изменения статусов и документов фиксируются в протоколах выгрузки.

Преимущества интеграции с ПОС

• Централизация обработки всех поступающих обращений в ЕСЭД для формирования единой отчетности и ведение единого контроля.

• Сквозной документооборот: обращения граждан обрабатываются в единой цепочке от подачи до закрытия.

• Автоматизация процесса обработки ОГ: снижена нагрузка на сотрудников за счет автоматического создания проектов документов, автоматизации отправки ответов заявителям и контроля сроков в интерфейсе ЕСЭД.

• Прозрачность, контроль и гарантированная доставка: все этапы обработки обращения фиксируются, доступны для аудита и анализа.

• Снижение человеческого фактора: исключены ошибки при ручной пересылке данных, обеспечена целостность информации.

• Обеспечение требований законодательства (59-ФЗ): система способствует соблюдению установленных законом сроков рассмотрения обращений и направления ответа в ЛК заявителя.

Внедрение кроссплатформенного рабочего места WebDocs в ЕСЭД Правительства Ульяновской области

В рамках третьего этапа развития Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) Правительства Ульяновской области был успешно реализован проект по внедрению и запуску в промышленную эксплуатацию кроссплатформенного рабочего места руководителя (WebDocs).

Цель — предоставить пользователям удобный инструмент с возможностью работы как на стационарном компьютере, так и на мобильных устройствах, для оперативной работы с документами и поручениями без необходимости использования полнофункционального рабочего места.

Ключевые выполненные работы:

Полученные преимущества:

Заключение

Интеграция ЕСЭД на основе  СЭД СМ 7.1.2 с Платформой обратной связи (ПОС) стала важным шагом в цифровизации взаимодействия между региональными органами власти и федеральной системой обработки обращений граждан. Это позволило Правительству Ульяновской области повысить качество обслуживания граждан и обеспечить высокий уровень цифровой зрелости в части административного управления.

Внедрение WebDocs значительно упростило работу пользователей.

Реализация проекта подтвердила статус Ульяновской области как региона с высоким уровнем цифровизации госуправления. Внедрение современных решений от «ИнтерТраста» создало основу для дальнейшего развития ЕСЭД и расширения функциональности системы.