Федеральный IT-интегратор 1С: как выбрать решение под бизнес в России

Мы часто приходим в компанию в тот момент, когда учет уже работает, но живет в нескольких базах и под разными ответственными. Как только добавляются филиалы, новые юрлица, разные операторы ЭДО и согласования платежей, система начинает буксовать. Чтобы этого не происходило, мы сначала стабилизируем электронный документооборот и подключаем сервис 1с эдо техподдержка - это отправная точка для всего остального. Пока документы не доходят до 1С и не проводятся в нужных журналах, любые последующие доработки в бухгалтерии и финансах будут только латать последствия.

Электронный документооборот как база

В реальных условиях ЭДО почти никогда не бывает единым. У одного контрагента истек сертификат, второй работает через другого оператора, третий прислал корректировку, которую нельзя сразу провести. В этот момент сотрудники начинают выгружать документы вручную, пересылать их по почте и просить "скинуть акт еще раз". Это замедляет отгрузки и закрытие периода.

Мы настраиваем обмен так, чтобы типовые документы приходили и проводились без участия пользователя. Все нестандартные случаи выносятся в отдельный регламент, а не "запоминаются" конкретным бухгалтером. Сервис технической поддержки отслеживает ошибки в статусах и не дает обмену встать. Это и есть нормальный режим, когда бизнес растет, а документооборот не превращается в постоянное "разруливание" с контрагентами.

Отдельный плюс стабильного ЭДО в том, что бухгалтерия получает документы в одном формате и в одном месте. Не нужно искать, в какой базе что лежит, и кто именно принял документ от поставщика. Сокращается человеческий фактор, а значит, снижается количество расхождений при сверке.

Еще один момент: когда ЭДО и сопровождение ведет один подрядчик, проще держать актуальными сертификаты и настройки обмена. Это особенно важно в сезонных отраслях, когда документопоток резко вырастает, и любая ошибка начинает множиться.

Когда нужна бухгалтерия корпоративного уровня

Следующий шаг после стабильного обмена - учет. Пока в компании одно юрлицо и простой документооборот, можно работать в типовой конфигурации. Но как только появляется несколько организаций, разная система налогообложения, подразделения с разными правами и объем документов, которые нельзя "чистить вручную", требуется более мощная конфигурация.

В этот момент мы предлагаем переходить на 1с бухгалтерия корп: эта версия рассчитана на компании, у которых учет ведется постоянно и без простоев. В ней удобнее разводить права, разграничивать доступ к операциям, поддерживать сложные регламенты и вести несколько юрлиц в одной базе. Для распределенных структур это критично: пользователи из разных филиалов работают в одном информационном пространстве, а отвечают только за свой участок.

Важно и то, что корпоративная версия лучше переживает обновления. Когда ЭДО, бухгалтерия и интеграции живут в одной архитектуре, обновлять их можно синхронно и не бояться, что после очередного релиза документы перестанут подтягиваться из обмена. Это экономит время администраторов и не тормозит бухгалтерию в конце месяца.

Наконец, такая конфигурация удобна для дальнейшей автоматизации. Если позже компании понадобится управленческий учет, казначейство или интеграция с внешними системами, не придется заново мигрировать на "старшую" версию.

Как строится внедрение

Мы почти всегда идем по одной логике. Сначала разбираемся, какие базы у клиента уже есть и как устроен обмен. Потом выделяем узкие места: где чаще всего застревают документы, какие операции пересоздаются вручную, на каком этапе согласование тормозит оплату. После этого включаем поддержку ЭДО, потому что без нее бесполезно обновлять бухгалтерию.

Дальше переводим учет на корпоративную конфигурацию, если она действительно нужна. На этом этапе мы переносим справочники, настраиваем роли, проверяем корректность обмена и тестируем обновления. Только когда этот контур начинает работать стабильно, подключаем финансовый модуль и настраиваем маршруты согласований.

Важная часть - обучение. Мы не даем длинные инструкции "про все сразу". Мы разбиваем обучение на короткие сценарии: как согласовать документ, как посмотреть статус ЭДО, как увидеть платеж в календаре, как сформировать отчет. Такой формат проще внедрять в филиалах и легче поддерживать при текучести персонала.

Финансовый контур на базе 1С

Даже в тех компаниях, где ЭДО и бухгалтерия уже выстроены, финансовая служба часто живет отдельно. Заявки на оплату согласуются в чатах, бюджеты ведутся в Excel, план-факт собирается вручную, а платежный календарь нужно постоянно "додумать" перед тем, как показать руководству. В итоге бухгалтерия видит проведенные операции, финансы - будущие, а директор - только итоговые отчеты.

Чтобы собрать это в один контур, мы подключаем модуль 1с финансист: он не мешает бухгалтерии и не ломает ее регламенты. Он накладывается сверху и позволяет:

• согласовывать заявки на оплату по маршрутам;
• видеть платежный календарь на дни и недели вперед;
• фиксировать лимиты по статьям и подразделениям;
• получать аналитику по фактическим и плановым платежам;
• передавать в бухгалтерию уже подтвержденные операции.

Для руководителя это означает одно: данные в отчетах основаны не только на том, что уже проведено, но и на том, что будет оплачено. Это другой уровень управляемости - особенно при большом числе подрядчиков, арендаторов, сервисов и проектных затрат.

Отдельно стоит отметить интеграцию с ЭДО и бухгалтерией. Если документ прошел по электронному обмену и был подтвержден, он может быть использован в сценариях оплаты. Это сокращает количество ручных проверок и запросов "а есть ли оригинал".

Финансовый модуль удобен и для распределенных компаний. Филиалы могут создавать и согласовывать заявки у себя, головной офис видит общую потребность, а бухгалтерия проводит только те операции, которые реально утверждены. При росте бизнеса такой подход позволяет не наращивать штат вручную.

Что получает компания в результате

В рабочем режиме документы приходят по ЭДО, не теряются и не требуют повторного ввода. Бухгалтерия проводит операции в одной базе и не перескакивает между конфигурациями. Финансовая служба видит и факты, и планы. Руководство получает актуальные цифры, а не "собранное вручную за прошлую неделю".

Главное - такая архитектура масштабируется. Если завтра появится новый филиал или новое юрлицо, его можно подключить к уже существующему контуру. Если изменятся требования по документообороту, их можно реализовать в одном месте и не переписывать все цепочки. Если потребуется добавить еще один управленческий отчет, это делается поверх существующей структуры.

За счет этого компании не приходится менять систему при росте. Достаточно донастроить уже выбранные модули и держать их в одном цикле обновлений.