«Архивное дело» 7.2 от ЭОС: теперь и для хранения научно-технической документации

Общие сведения о системе: функциональные возможности, роли пользователей

«Архивное дело» – это система, предназначенная для комплексной автоматизации архива организации: учета и хранения бумажных и электронных документов, с учетом законодательной и нормативно-правовой базы (в том числе требований Росархива), внутренних регламентов организации, а также с возможностью атрибутивного и полнотекстового поиска.

Система «Архивное дело» предоставляет пользователям ряд следующих функциональных возможностей:

Ведение номенклатуры дел в системе «Архивное дело»
Источник: ЭОС

Первая – ведение номенклатуры дел организации с использованием структурного и тематического подходов, включая формирование новой номенклатуры на основе ранее введенной, разграничение доступа к разделам номенклатуры дел, согласование и другие операции. Система также позволяет экспортировать номенклатуру в другие системы – например, в СЭД «Дело».

Вторая – прием-передача документов в архив, включая массовый ввод и распознавание бумажных документов (поточное сканирование), подготовку описей дел.

Третья – организация хранения документов, в том числе, электронных документов, в доверенной среде. Что касается учета бумажных документов, система позволяет топографировать хранилища (вести учет физического местоположения документов с указанием точного адреса: хранилища, стеллажа, шкафа, полки).

Использование тематических каталогов в системе «Архивное дело»
Источник: ЭОС

Четвертая – работа в читальном зале. В системе можно просматривать содержимое архивных фондов, проводить атрибутивный и полнотекстовый поиск, настраивать классификацию по определенным признакам (и впоследствии искать документы по этим признакам в системе), использовать механизм направления запросов на выдачу дел.

Пятая – экспертиза ценности документов. В системе формируется актуальный перечень статей хранения и автоматически контролируются сроки. Ответственный специалист имеет возможность подготовки материалов для передачи на экспертизу ценности.

Шестая – подготовка дел для передачи на постоянное хранение в государственные архивы. Для этого в системе существуют механизмы ведения сводных описей дел, подготовки актов и т. д. Также реализована файловая интеграция с системой «Архивный фонд».

Управление архивом в системе «Архивное дело»
Источник: ЭОС

Сегодня в системе «Архивное дело» предусмотрено три основные роли в соответствии с функциями пользователей.

Архивные работники – сотрудники предприятия, которые имеют максимальный доступ к системе и, соответственно, к архивным фондам, материалам, которые в них содержатся и управлению ими.

Делопроизводители – сотрудники службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и специалисты, ответственные за делопроизводство структурных подразделений. К их возможностям относятся ведение номенклатуры дел, формирование и оформление дел.

Читатели – пользователи, которые могут просматривать содержимое архивных фондов, дел и документов в соответствии с установленными для них правами доступа, создавать различные поисковые запросы на предоставление того или иного дела из архивных фондов.

Все категории пользователей системы могут создавать и вести общие и личные папки для хранения дел и документов, осуществлять поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию.

Руководитель направления разработки систем архивного хранения
компании «Масштабные решения» (ГК «ЭОС») Анастасия Меницкая
Фото: ЭОС

«Важно, что в современной версии системы «Архивное дело» разделение между ролями происходит только внутри системы и настраивается технологом компании. ЭОС как разработчик теперь не привязывает лицензии к конкретным ролям. Система стала более гибкая. Это означает, что сегодня компании достаточно приобрести определенное количество лицензий по количеству рабочих мест, после чего технолог может распределять и перераспределять роли пользователей в зависимости от потребности компании», – рассказывает Анастасия Меницкая.

«Архивное дело» версии 7.2. Ключевые изменения

В новой версии системы «Архивное дело» появился ряд актуальных доработок и улучшений.

Поскольку продукт «Архивное дело» полностью базируется на «ЭОС Платформе», собственном решении вендора для разработки ПО, его интерфейс был переработан в соответствии с единой концепцией приложений «ЭОС Платформы». В системе произошли перемены в части внешнего вида и расположения определенных элементов. В частности, в ней теперь можно установить собственную фоновую картинку рабочего стола.

Появились режимы «Согласование номенклатуры дел» с возможностью подписания файла номенклатуры дел при выгрузке с помощью ЭП и «Согласование сдаточных описей» (опись может иметь четыре статуса: «В работе», «На согласовании», «Возвращено с замечаниями» и «Согласовано»).

Кардинально переработан с точки зрения возможностей режим «Запросы на выдачу дел, документов».

Также произошли изменения в разделе «Топография». В частности, теперь в нем можно отдельно настраивать параметры вместимости для каждого архива, что актуально при ведении нескольких архивов в одном экземпляре системы.

Появился раздел «Корзина» – временное хранилище логически удаленных карточек и файлов с возможностью их восстановления.

Новая версия системы стала более безопасной. В ней появился раздел «Аудит безопасности», где отображаются все действия пользователей и отдельно отмечаются события, при которых система выдавала ошибку (например, при недостаточных правах пользователя). Изменились и расширились возможности протоколирования, обновились настройки прав доступа. В каждом архивном фонде можно посмотреть список доступа: каким пользователям открыты права на просмотр, добавление, редактирование и удаление документов.

«Если раньше администраторы системы могли открыть пользователю доступ только к архиву и фондам, то сейчас в пределах архива или фонда появляется дополнительное разграничение прав. Это позволяет настраивать разные функциональные возможности пользователей в рамках одной роли, например, архивного работника», – поясняет Анастасия Меницкая.

Архив научно-технической документации (НТД): особенности опции

Опция «Архив НТД» появилась в системе «Архивное дело» в ответ на многочисленные запросы заказчиков, которым был необходим специализированный учет этой категории документов в архиве. При ее создании специалисты ЭОС провели исследование научно-технической документации для того, чтобы учесть все основные виды такой документации: научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, проектную и другие.

Опция «Архив НТД» в системе «Архивное дело» 7.2 позволяет пользователям

• организовать учет научно-технической документации,
• при необходимости вести электронную инвентарную книгу,
• структурировать документацию по объектам (зданиям, оборудованию, сооружениям и т. д.),
• гибко настраивать структуру проекта,
• применять режим приема-передачи документов по описи,
• вести топографирование архивохранилищ,
• производить поиск, запросы на выдачу и непосредственно выдачу и использование документов.

Технические чертежи, переданные в архив в бумажном формате, сканируются и прикрепляются к карточке в виде графического файла. Файлы стандартных форматов (JPG, PNG, PDF, Word, Excel и др.) можно просматривать прямо в системе. Также в систему можно добавлять файлы проприетарных форматов, например, созданные в программах ArchiCAD или AutoCAD: они будут гарантированно храниться здесь в неизменном виде.

Для технического архива предусмотрено собственное обозначение, которое отличает его от классического архива управленческой документации в перечне на главной странице программы. Также такой архив отличается интерфейсом, инструментами настройки и управления. Например, в нем есть раздел «Технические объекты», где собраны документы по зданиям и строительным элементам (фундаменты, стены и т. д.), инженерной инфраструктуре (энергетика, отопление, вентиляция и т. д.), инфраструктуре связи и другим объектам. Карточки документов имеют специфический состав реквизитов. Появляется отображение версионности документов и статуса версий («Утвержден», «Действующий», «Остановлен», «Аннулирован»), что особенно актуально для специалистов, использующих техническую документацию в работе.

«Видов и направлений научно-технической документации очень много. Мы в компании ЭОС провели большую работу по их изучению, создали обобщенную иерархию этого многообразия и попытались уместить управление ими в достаточно простую схему. Мы добавили в карточку НТД большое количество реквизитов: это вид документа, организация-разработчик, шифр документа для чертежей, инвентарный номер и многое другое. Думаю, что по мере развития версий нашей системы этот перечень будет дополняться и гибко настраиваться», – отмечает Анастасия Меницкая.