Как ускорить обработку КС-документов в 12 раз с помощью ИИ

Контекст и задача

Даже в компаниях с высоким уровнем цифровизации значительная часть операционных процессов по-прежнему связана с ручными действиями. Особенно это характерно для документооборота: сотрудники проверяют комплектацию, переносят данные между системами и сверяют информацию.

КС-документация (формы КС-2, КС-3 и сопутствующие документы) требует многоуровневого контроля. Необходимо проверить полноту комплекта, корректность сумм и НДС, соответствие договору и заказу, а также актуальность статусов. При росте объема документов это приводит к росту сроков обработки, высокому риску ошибок и росту операционной нагрузки.

Точка оптимизации была выбрана с Task Mining от Proceset, которая позволила проанализировать действия сотрудников, оценить трудозатраты и определить операции с наибольшим потенциалом для автоматизации.

Анализ показал ключевые ограничения:

• высокая доля ручного труда;
• риск ошибок при вводе и проверке данных;
• увеличение сроков обработки при росте объемов;
• постоянная вовлеченность сотрудников в рутинные операции.

Решение

Для автоматизации процесса был внедрен Цифровой сотрудник Proceset, представляющий собой программный комплекс на базе искусственного интеллекта, который выполняет задачи наравне с людьми.

Цифровой сотрудник взял на себя полный цикл обработки КС-документов — от получения до передачи на согласование.

Система:

• отслеживает поступление документов из различных каналов;
• распознает тип документа и извлекает ключевые данные;
• переносит информацию в корпоративные системы через API;
• автоматически проверяет арифметику и корректность данных;
• сверяет информацию с заказами, договорами и статусами.

Если расхождений не выявлено, комплект автоматически направляется на согласование. При обнаружении отклонений запускается сценарий обработки исключений без ручного поиска ошибок.

Результаты

Внедрение решения позволило получить измеримый эффект:

• время обработки одного комплекта сокращено в 12 раз — с 60 до 5 минут;
• полностью исключены ошибки, связанные с человеческим фактором;
• все отклонения выявляются и обрабатываются системно, без ручного контроля.

Масштабирование подхода

Аналогичный подход может применяться и в других операционных сценариях: обработке первичных документов, сверке данных, работе с запросами и уведомлениями, контроле договоров, лимитов и условий поставок.

На практике это позволяет компаниям не только ускорять отдельные операции, но и выстраивать сквозные управляемые процессы, в которых сотрудники подключаются только на этапах принятия решений.