Корпоративная информационная система на базе CompanyMedia для ПАО «Банк Уралсиб»

О заказчике

ПАО «Банк Уралсиб» — крупный российский коммерческий банк, предоставляющий широкий спектр финансовых услуг для частных лиц, малого и среднего бизнеса, а также крупных корпоративных клиентов. История банка началась в 1988 году, штаб-квартира расположена в Москве и Уфе, региональная сеть включает 6 филиалов, 144 дополнительных офиса и 98 операционных касс. Банк активно внедряет инновационные технологии и современные решения для улучшения качества обслуживания клиентов.

Об исполнителе

Компания «ИнтерТраст», основанная в 1994 году, — один из лидеров рынка автоматизации деловых процессов, делопроизводства и документооборота. Высокий уровень программного обеспечения и услуг компании подтвержден многочисленными статусами и сертификатами. В числе основных направлений деятельности «ИнтерТраст» — разработка и развитие системы электронного документооборота CompanyMedia, а также внедрение, развитие и сопровождение систем электронного документооборота заказчиков, разработанных на базе CompanyMedia. Решения «ИнтерТраст» зарекомендовали себя как надежный выбор для государственных и корпоративных структур благодаря высокой технологической гибкости и безопасности.

Предпосылки проекта

С выходом ФК «УРАЛСИБ» на федеральный уровень и усложнением структуры корпорации возникла необходимость в оптимизации управления региональной сетью и повышении эффективности взаимодействия всех подразделений. Основные задачи включали:

• Организацию сквозного документооборота для всех организаций корпорации;
• Внедрение единой системы контроля поручений и резолюций;
• Введение единого стандарта оформления, хранения и представления документов;
• Стандартизацию рабочих мест сотрудников;
• Обеспечение доступа к системе для 80 % сотрудников корпорации.

Ход проекта

Специалисты корпорации, проанализировав существующие на рынке системы, приняли решение создать новую СЭД на базе CompanyMedia от компании «ИнтерТраст». Это решение обеспечило:

• Модульность: совокупность взаимосвязанных систем для гибкой адаптации;
• Неограниченное количество рабочих мест в системе;
• Механизмы делегирования полномочий при работе с документами;
• Прозрачное взаимодействие подразделений, филиалов и иных обособленных структур;
• Распределенную работу с документами в территориально удаленных подразделениях;
• Поддержку web-доступа к СЭД.

В июне 2005 года Финансовая корпорация «УРАЛСИБ» и АО «Компания «ИнтерТраст» подписали соглашение о разработке и внедрении современной системы поддержки распределенного документооборота – корпоративной информационной системы (КИС) «УРАЛСИБ» на базе CompanyMedia. В ходе проекта были выполнены следующие этапы:

• Информационное обследование и конфигурирование системы;
• Разработка технических требований и создание технического задания совместными усилиями предметных специалистов и экспертов корпорации;
• Тестирование системы с участием заказчика и разработчика;
• Кодирование системы специалистами «ИнтерТраст»;
• Обучение сотрудников: проведено очное и дистанционное обучение более 3 тыс. пользователей, администраторов и инструкторов системы.

Осенью 2005 года началась опытно-промышленная эксплуатация КИС «УРАЛСИБ» в головных офисах Москвы и Уфы, где были автоматизированы процессы документооборота, служебной переписки, распорядительной деятельности, согласования и контроля исполнения поручений. В марте 2006 года система была переведена в промышленную эксплуатацию, начат процесс тиражирования на филиалы. Проект стал самым крупным в России по запуску системы на 3 тыс. рабочих мест одновременно в офисах корпорации.

Итоги проекта

На сегодняшний день КИС «УРАЛСИБ» используется около 4 тыс. сотрудников, из которых 1660 находятся в региональных филиалах. Система представляет собой комплекс взаимосвязанных модулей, автоматизирующих все процессы и процедуры административного управления, включая:

• Организацию деятельности и документирование работы коллегиальных органов корпорации;
• Распорядительную деятельность на основе единоначалия;
• Работу с поручениями и резолюциями высшего руководства;
• Работу с регламентируемой перепиской;
• Организацию деятельности и документооборот в региональных дирекциях;
• Ведение нормативной и регламентной базы.

Преимущества внедрения КИС «УРАЛСИБ»:

• Единое информационное пространство для всех сотрудников, независимо от их местоположения;
• Повышение эффективности взаимодействия подразделений;
• Стандартизация процессов документооборота и управления;
• Ускорение принятия управленческих решений благодаря доступу к стратегически важной информации;
• Снижение риска ошибок и улучшение контроля исполнения поручений.

«КИС «УРАЛСИБ» стала неотъемлемым инструментом для организации эффективного документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов в корпорации. Внедрение системы коренным образом изменило организацию большинства деловых процессов в области административного управления, позволило повысить наглядность, скорость и эффективность работы с документами», — отмечал в 2006 году руководитель функционального блока информационно-документационного обеспечения ФК «УРАЛСИБ».