Компания ЭЛАР поделилась опытом создания и наполнения информационных ресурсов

03.04.2008 |

19 марта в центральном офисе корпорации "Электронный Архив" (ЭЛАР) прошел клиентский семинар "Наполнение систем электронного документооборота (СЭД) и создание электронных информационных ресурсов (ЭИР) организации".

Семинар посетили более 30 представителей из различных организаций, в частности, из Главного управления по обслуживанию Дипломатического корпуса при МИД РФ, ОАО "Банк ВТБ", Федеральной службы страхового надзора РФ, Главного информационно-аналитического центра МВД РФ, ВНИИ "Зарубежгеология" и других структур.

Семинар открылся приветственными словами организаторов, кратко обозначивших достижения, которых компания добилась к 2008 году, в частности: производственное подразделение Корпорации получило сертификацию по стандарту менеджмента качества ISO 9001:2000, на начало 2008 года количество оцифрованной ЭЛАР документации достигло 210 млн. документов, а парк промышленных сканеров в производстве превысил 150 единиц.

В последовавшей презентации "Электронный документооборот. Проблемы и решения", посвященной развитию электронного документооборота в России, было отмечено, что внедрение автоматизированных информационных систем, и в частности - СЭД, зачастую оказывается малоэффективным, по крайней мере, на ранних этапах. Это обусловлено тем, что автоматизируется только текущий бумажный документооборот, система сдается заказчику по сути "пустой" и начинает наполняться документами только с момента внедрения. Поэтому у сотрудников нет мотивации использовать такую систему пока в ней не будет достаточное количество документов. Решением этой задачи стала услуга ЭЛАР, позволяющая создать ЭИР на основе архивных и текущих документов предприятия и загрузить этот ресурс в систему электронного документооборота Заказчика, таким образом, повысив эффективность использования КИС.

Также было проведено сравнение двух путей обработки данных: собственными силами компании или с привлечением стороннего исполнителя, приведены примеры завершенных ЭЛАР проектов (Архив Президента РФ, ГУВД МО).

Последующие выступления дополнили и расширили представленный материал. Презентация "Создание центров обработки документации (ЦОД) и участков текущего ввода документов" ознакомила слушателей с современными технологиями оцифровки бумажных документов и построения ЦОД на примере проектов в МЭРТ, ФНС, ОАО "Ростелеком", ОАО "Банк Москвы". Также аудитория была ознакомлена с линейками сканирующего оборудования ЭЛАР и решениями на их основе.

В следующей презентации "Залповый ввод" - Комплексное наполнение информационных систем электронными документами. Практика реализованных проектов" было подробно рассказано о данной технологии. В качестве примера аудитории был продемонстрирован обобщенный банк данных "Мемориал", содержащий более 22 млн. записей и документов о потерях, понесенных Россией во время Великой Отечественной войны. Все содержащиеся в банке данные доступны каждому пользователю Интернет на сайте www.obd-memorial.ru. Примерами использования данной технологии также стали: проект по созданию единого Электронного архива Тюменской области, крупнейшие проекты для промышленных предприятий России.

Завершился семинар оживленной дискуссией и вопросами со стороны аудитории. Особенно они касались этапов выполнения работ, сложностей, которые возникают в ходе реализации проектов, а также услуги ЭЛАР по поэтапному финансированию работ, позволяющей Заказчику получить действующий ресурс при ограниченном бюджете.

В целом, мероприятие позволило участникам ознакомиться с новыми концепциями организации информационной среды современного предприятия, с технологиями создания и наполнения электронного архива, построения ЦОД.