Илья Петухов (Directum): «Встроенные интеллектуальные инструменты включаются в работу с документами на всех этапах»

12.10.2023 |

Анна Тумакова.

– Илья, по вашим наблюдениям, в каких случаях и на каких участках работы с документами наиболее часто применяется интеллектуальная обработка? А когда она является излишней?

– Самый частый кейс – поступление документа в организацию. Так, если счет приносят на бумаге, то секретарь вручную его сканирует, вводит в информационную систему либо регистрирует в журнале. В случае если документ присылают по электронной почте на общий email компании или на адрес конкретного сотрудника, то ответственный заносит его в систему, регистрирует, и уже здесь работает с ним. И третий канал, по которому может поступить счет на оплату или иной документ, это сервисы ЭДО.

Во всех описанных случаях не обязательна «ручная» работа сотрудников (сканирование, занесение, регистрация, заполнение карточки в системе), часть операций за человека готовы сделать интеллектуальные сервисы.

Руководитель проектов по развитию AI-продуктов компании Directum Илья Петухов

Где еще бесценна роль ИИ, так это при миграции исторических данных из одной системы в другую. Если раньше документационный фонд компании «перевозили» вручную, то теперь эту задачу можно доверить искусственному интеллекту. Он обрабатывает документы – классифицирует по видам, структурирует, извлекает текст – помещает в новую базу данных в соответствии с принятыми в ней правилами хранения. А человек здесь выступает как наблюдатель и контролер.

Можно ли сказать, что иногда интеллектуальная обработка документов излишняя? Я считаю, что нет. ИИ подсвечивает моменты, на которые человек порой не обращает внимания. Он ускоряет процессы при большом потоке документов. Единственный случай, когда умная обработка может быть лишней, это когда один сотрудник обрабатывает маленький объем документов и вполне справляется с этим. Хотя даже здесь можно получить пользу. Кому не захочется избавиться от рутины в работе?

– Какие интересные технологии интеллектуальной обработки документов уже прочно вошли в работу, а какие только появились, но уже вызывают горячий интерес?

– Уже давно на рынке есть технология обработки документов OCR. Некоторые не связывают ее с искусственным интеллектом, но в любом случае OCR включает в себя библиотеки, которые идентифицируют символы.

Кто-то относит к интеллектуальной обработке технологию RPA, но она способна только взять документы и перенести их в другое место. Обработка, распознавание или классификация – не в компетенциях RPA.

Что сегодня вызывает горячий интерес, так это эксперименты с применением генеративных моделей. Суть в том, что мы отправляем документ генеративной модели и просим ее проанализировать текст и найти необходимые данные или определить паттерны. Генеративные модели могут анализировать текст, сокращать его и создавать новый контент. Человек получает черновик протокола совещания или проекта резолюции. Ему останется проверить вариант, предложенный ИИ, дополнить его и отправить задачу по маршруту.

– Есть ли достойные импортозамещающие продукты на российском рынке?

– В начале 2023 года портал ECM-Journal провел обзор интеллектуальных возможностей российских СЭД, ECM, BPM-систем. Исследование показало, что в нашей стране действительно есть достойная альтернатива западным ИИ-продуктам. Один из таких продуктов – система Directum Ario One, которая успешно выполняет задачу интеллектуальной обработки документов, включая распознавание, классификацию и маршрутизацию.

Если рассматривать более широкий спектр возможностей, когда ИИ участвует не только в обработке контента, но и встраивается в бизнес-процессы компании, то могу привести в пример систему Directum RX Intelligence. Встроенные интеллектуальные инструменты включаются в работу с документами на всех этапах – от их поступления в организацию до передачи на хранение и уничтожение. Таким образом, сотрудник может только «сверху» наблюдать за процессом ИИ-обработки и проверять результат, выданный ИИ.

– С какими решениями работает ваша компания, какие из них вы считаете наиболее перспективными?

– Флагманский продукт нашей компании – Directum RX Intelligence. Это вариант поставки системы с безлимитным использованием AI-инструментов. Можно подключать неограниченное число пользователей, обрабатывать любое количество документов, применять интеллектуальные сервисы в различных бизнес-процессах. Убежден, что наш продукт обладает широким потенциалом в области обработки корпоративного контента. Плюс он выходит за рамки стандартного распознавания и извлечения текста, проявляя себя в других сферах. Например, умеет определять ответственных исполнителей и генерировать контент без помощи человека.

Второй продукт – Directum Ario One. Это система с набором интеллектуальных сервисов и решений для обработки любой текстовой информации. Может быть развернута в локальном контуре клиента. Идеальный вариант для организаций, чья политика безопасности предписывает работать с документами только внутри корпоративной сети.

– Приведите примеры проектов на основе таких решений.

– Один из ярких примеров в моей практике – проект внедрения Directum Ario One в «Объединенном специализированном депозитарии». Чтобы сократить трудозатраты на ввод первичных учетных документов и договоров, в «ОСД» решили использовать интеллектуальные сервисы. Сегодня путь документа выглядит так: он поступает в организацию, его сканируют или захватывают с электронной почты, передают в интеллектуальную обработку. После этого включаются сервисы Ario. Они распознают документ, извлекают из него данные, заполняют карточку в системе. Сотрудники «ОСД» экономят порядка 30 % своего времени на занесении документов в систему.

Другой пример – проект в АНО «СОДФУ» (Служба обеспечения деятельности финансового уполномоченного). Организация использует Directum Ario One для обработки и классификации документов, связанных с исковой деятельностью, бухгалтерией, договорными отношениями. Иногда в документах встречаются ошибки, комплекты бывают неполными или, наоборот, содержат лишние сведения.

Отличительная особенность проекта – интеллектуальная проверка документов. До внедрения сервисов Ario документы, поступавшие в организацию, специалисты проверяли вручную. Сейчас ИИ самостоятельно идентифицирует, обрабатывает, распознает и классифицирует входящий комплект. При обнаружении ошибок или неполноценности пакета документов ИИ сигнализирует об этом. Таким образом клиенты «СОДФУ» могут уже на начальном этапе отправки сообщения получить обратную связь и оперативно внести изменения в комплект документов.

– Где еще в ближайшем будущем может начать применяться интеллектуальная обработка данных? Как это изменит процессы работы с данными?

– В ближайшем будущем интеллектуальная обработка данных однозначно получит широкое распространение и начнет применяться в разных областях. Например, в компаниях, предоставляющих клиентский сервис. Так, энергосбытовые компании смогут использовать ИИ-сервисы, чтобы ускорить процесс заключения договоров с клиентами. Потребителям не нужно будет приходить в офис с документами и стоять в очереди. Вместо этого они смогут предоставить данные в электронном виде, а искусственный интеллект автоматически заполнит шаблон договора. Налицо экономия времени, отсутствие бумажной волокиты и рост лояльности клиентов.

Интеллектуальная обработка данных может использоваться для классификации и обработки обращений. Например, помогать службе поддержки быстрее анализировать и классифицировать входящие сообщения. Особенно неоценим такой вклад ИИ во время завалов обращений. Но когда в службах поддержки было иначе? ИИ помогает специалистам эффективнее и оперативнее реагировать на проблемы и повышать качество обслуживания.

Большую ставку мы в компании Directum делаем на развитие генеративных моделей ИИ. Нейросети уже меняют мир, представьте, как преобразится и без того интеллектуальная обработка данных, когда в состав сервисов войдут технологии генеративного ИИ.

– Большое спасибо за беседу!

Свежее по теме

Константин Федоров (ЛАНИТ): «ЛАНИТ создает решения, позволяющие организовать и просто архивное, и юридически значимое оперативное и долгосрочное хранение документов»

Проект «Госуслуги и СМЭВ в Орловской области» стал победителем конкурса «Лучший проект года»

ЭОС на XXX Международной конференции «Документация в информационном обществе»: об изменениях в отраслевых стандартах и работе подкомитета ПК6

Камиля Камальдинова (ICL Services): «Нередко в ИТ-компании у HR-подразделения больше цифровых инструментов, чем в компаниях другого сегмента»

Автор: Анна Тумакова.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Directum, ЭДО, Искусственный интеллект