Летограф создал электронный архив для компании ООО «Мечел-БизнесСервис»

25.12.2009 |

Александр Абрамов.

Летограф создал единый электронный архив финансово хозяйственных документов для компании ООО «Мечел-БизнесСервис» (входит в группу «Мечел»). Архив используется сотрудниками общего центра обслуживания в г. Москва, а подготовка и ввод документов выполняется на предприятиях, расположенных по всей России.

Единый электронный архив финансово-хозяйственных документов создан на основе типового решения «Летограф.Архив ФХД». Уникальная система объединяет группу территориально-распределенных предприятий, с общим центром обслуживания и ведения бухгалтерского учета в г.Москва.
Система предназначена для управления документами, возникающими в результате финансово хозяйственной деятельности группы предприятий. За счет создания хранилища электронных копий документов и обеспечения централизованного доступа к нему повышается прозрачность и достоверность бухгалтерской отчетности.

Решение Летограф интегрировано с учетной системой на основе 1С 8.1, что позволяет сотрудникам центра обслуживания непосредственно из интерфейса бухгалтерской системы переходить к просмотру первичных документов, подтверждающих проводки по хозяйственным операциям.

С целью своевременного и корректного наполнения архива разработан и внедрен процесс формирования и движения пакетов электронных образов документов. В пакет входят несколько первичных документов, проходящих по одной хозяйственной операции. В ходе процесса выполняется:
• Маркировка пакета документов штрих-кодом. Каждый штрих-код содержит информацию о типе хозяйственной операции и предприятии, по учету которого проходит документ.
• Сканирование первичных документов на предприятиях и автоматическое формирование пакета документов в системе на основе электронных образов;
• Контроль качества скан-образов и проверка правильности заполнения атрибутов группой контроля на предприятиях заказчика;
• Контроль содержания первичных документов и установка взаимосвязи с проводкой в системе 1С сотрудниками общего центра обслуживания в Москве.

«Система Летограф позволила решить актуальную для Заказчика задачу создания интегрированного с учетной системой электронного архива финансово-хозяйственных документов. Мы искренне рады достигнутому успеху и считаем, что нами заложена база для дальнейшего плодотворного сотрудничества» – говорит директор по продажам Летограф Елена Шелястина.
«Создание единого электронного архива позволило нам реализовать процессы оказания услуг по централизованному ведению бухгалтерского учета для восемнадцати территориально распределенных предприятий, при этом значительно повысив оперативность, достоверность и корректность бухгалтерской и управленческой отчетности» – говорит заместитель генерального директора ООО «Мечел-БизнесСервис» Любовь Гарина.